Informativa a Soci

INFORMATIVA SOCI SIP/IRS E CENTRO STUDI SIP

L’associazione Società Italiana Di Pneumologia – Italian Respiratory Society (di seguito, “SIP-IRS”), con sede legale in Milano, Via San Gregorio n. 12, telefono 02 49453331, fax 02 87036090 ed email segreteria@sipirs.it e l’associazione Centro Studi SIP (di seguito, “Centro Studi SIP”), con sede legale in Milano, Via San Gregorio n. 12, telefono 02 49453331, fax 02 87036090 ed email centrostudi@sipirs.it, in qualità di Contitolari del trattamento (di seguito, i “Contitolari”), ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, il “Codice privacy”) e dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679 del 2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”), e successive modificazioni ed integrazioni, raccolgono e successivamente trattano i dati personali[1] dei propri associati (di seguito, l’“Interessato” o l’“Associato”).

  1. Finalità e modalità del trattamento.

I dati personali dell’Interessato – inclusi quelli relativi alla carta di credito dell’Interessato ove forniti – sono trattati nell’ambito dell’attività istituzionale dei Contitolari per il perseguimento delle seguenti finalità:

  1. costituzione e successiva gestione del rapporto associativo, rispettivamente, con SIP-IRS e Centro Studi SIP;
  2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi al citato rapporto associativo;
  3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
  4. invio periodico delle riviste scientifiche e degli altri prodotti editoriali di SIP-IRS e/o Centro Studi SIP;
  5. invio della newsletter di SIP-IRS per aggiornare l’Interessato su tutti i progetti, le iniziative, gli eventi promossi dalla medesima e da Centro Studi SIP in ambito associativo;
  6. consentire all’Associato di iscriversi, come da suo diritto, alla European Respiratory Society (di seguito, “ERS”), con sede legale in Losanna (Svizzera), Avenue Ste-Luce n. 4.

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità dei Contitolari del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice privacy e degli artt. 28 e 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

Nello specifico, i dati trattati vengono inseriti in un database informatizzato, il cui accesso è ubicato in un’area protetta del sito di SIP-IRS www.sipirs.it (di seguito, il “Sito”), solo dopo autenticazione con credenziali ovvero login e password.

  1. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.

2.1) Finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4., 5. e 6.

Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4., 5. e 6., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per la costituzione e la successiva gestione del rapporto associativo con SIP-IRS e Centro Studi SIP; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato a SIP-IRS e Centro Studi SIP e coinvolgerlo in ogni iniziativa della vita associativa; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è la corretta instaurazione e amministrazione del contratto associativo, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.

  1. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.

In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato potranno essere comunicati in Italia, o comunque all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’attuazione del rapporto associativo:

(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;

(ii) con riferimento ai dati finanziari, agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota sociale;

(iii) alle strutture e/o società esterne di cui i Contitolari si avvalgono, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti alla costituzione e successiva prosecuzione del rapporto associativo (ad esempio, per la spedizione dei programmi congressuali, per le attività formative, per i progetti scientifici, per l’invio in abbonamento delle riviste scientifiche, ecc.);

(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;

(v) alla SIP Service S.r.l., quale soggetto facente parte del mondo SIP-IRS e Centro Studi SIP;

(vi) per ragioni di rappresentatività nazionale e comunitaria, a ERS, in quanto società scientifica cui l’Associato SIP-IRS e Centro Studi SIP ha diritto di essere iscritto.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto Responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Codice privacy e del Regolamento privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito dai Contitolari.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Codice privacy e del Regolamento privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione della rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di SIP-IRS e Centro Studi SIP.

Previo specifico consenso, i dati dell’Interessato potranno essere pubblicati sul Sito di SIP-IRS o sulle riviste e/o pubblicazioni scientifiche della stessa o di Centro Studi SIP, ovvero in occasione di altre iniziative – cartacee o telematiche – strettamente connesse con la partecipazione alla vita associativa. In caso di pubblicazione di immagini e/o fotografie, di volta in volta verrà rilasciata apposita informativa e richiesti specifici liberatoria e consenso.

Qualora i dati dell’Interessato finissero al di fuori della UE, i Contitolari si impegnano a rispettare tutte le prescrizioni della normativa comunitaria e italiana in materia di trasferimento di dati personali al di fuori del territorio comunitario.

  1. Diritti dell’Interessato.

L’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:

  • la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  • l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi dei Contitolari;
  • l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:

  • di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
  • di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • di opporsi, in tutto o in parte al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
  • di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui all’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, il medesimo può rivolgersi ai recapiti dei Contitolari del trattamento sopra indicati.

  1. Durata del Trattamento

Fatti salvi gli obblighi di legge ed eccezion fatta per l’ipotesi in cui l’Interessato ha prestato specifico consenso alla pubblicazione dei propri dati personali, quest’ultimi saranno conservati per l’intera durata del rapporto associativo.

[1] Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

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